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Heures d'ouverture de l'exposition
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Mercredi, 5 septembre 2018 12.00 – ca. 20.00
Jeudi, 6 septembre 2018 08.30 – 17.30
Vendredi, 7 septembre 2018 08.30 – 16.00
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Montage
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Mardi, 4 septembre 2018 07.00 – 22.00 (ouverture quai de livraison jusqu'à 18.00)
Mercredi, 5 septembre 2018 07.00 - 11.00
Le montage doit être terminé au plus tard le 5 septembre 2018 à 11.00 heures.
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Démontage
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Vendredi, 7 septembre 2018 à partir de 16.00
Le démontage le vendredi 7 septembre doit être terminé au plus tard à 22.00 heures.
Le vendredi, une présence aux stands est attendu jusqu'à la fin de la manifestation. Un démontage avant la dernière session n'est pas permis. Le cas de non-respect puisse porter à une clause pénale.
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Réunion des sponsors
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Avec plaisir nous vous invitons sur place pour un échange ouvert:
Vendredi, 7 septembre 2017 09.15 - 09.45 heures, Szenario 1
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Arrivé et parking
Toutes les entrées et sorties du Kursaal Berne doivent être laissées libres. Après le déchargement resp. le chargement, les véhicules doivent immédiatement quitter la zone de chargement. Le déchargement à l’entrée principale resp. à la réception de l’hôtel est interdit. Les directives concernant les lieux de déchargement pour les livraisons et les créneaux horaires indiqués par l’organisateur pour la livraison et l’enlèvement doivent être impérativement respectées.
Prenez l'arrivé via Schänzlistrasse, faites le tour du bâtiment et rendez-vous à l'entré de livraison Szenario/Forum/Arena.
Adresse de livraison:
Kongress + Kursaal Bern AG
Warenannahme
Schänzlistrasse
CH-3000 Bern 22
Directions (Google Maps) Streetview (Google) 
Plan de situation
Parcage
En raison de sa situation au centre-ville, le Kursaal Berne n’est pas en mesure de mettre à disposition des places de parc pour les gros poids lourds. Sur demande préalable et selon les disponibilités, de telles places sont disponibles à titre payant auprès de P&R Neufeld, à quelque 2 km de distance. L’organisation et la réservation sont du ressort de l’exposant. Pour les voitures particulières, un parking payant de 240 places est à disposition au Kursaal.
Pour les voitures privées des tiquets au tarif préférentiel seront disponibles via la liste de commande.
- 2 jours à CHF 47.- (au lieu de 52.-)
- 3 jours à CHF 69.- (au lieu de 78.-)
- 4 jours à CHF 88.- (au lieu de 104.-)
Coordination livraison et montage
Pour éviter le temp d'attente pendant le jour de montage à l'entré de livraison (Nr. 6), nous vous prions de vous inscrir au formulaire en ligne : Doodle.
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Personnel
Le personnel de stand ne doit pas s'enregistrer au congrès. Vous recevrez des entrées impersonnel à l'infodesk le jour du congrès. Veuillez nous laisser savoir d'ici le 31 juillet 2018 par ce LIEN combien d'entrées vous avez besoin pour votre personnel de stand.
Pour une participation au congrès (programme scientific), veuillez vous inscrir en ligne.
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Commandes et contact
Du matériel supplémentaire, techniques ou services, peuvent-être commendé directement avec le formulaire si dessous chez le Kursaal Berne. Les commandes sont à compléter d'ici le 02 août 2018. Le frais de dossier pour la facturation s’élèvent à CHF 10.00 par commande. Veuillez ainsi considérer la brochure TopEvents pour d'autres matériel supplémentaire.
Catering
Tous les mets et boissons qui sont servis dans les stands doivent être retirés exclusivement auprès du Kursaal Berne. Les livraisons et la restauration assurées par des tiers ainsi que la préparation de mets ne sont pas autorisées dans les locaux du Kursaal Berne. En cas d’infraction, la marchandise concernée doit être évacuée par l’exposant. Les machines à café doivent être retirées via le Kursaal Berne. Au cas où elles sont apportées par l’exposant lui-même, un montant forfaitaire de service de CHF 100.00 par jour doit être versé.
Les snacks (give-aways), qui arborent le logo de l’exposant et qu’il est prévu d’offrir gratuitement aux visiteurs, peuvent être remis sans frais par l’exposant sur son stand. Pour la commande de la restauration du Kursaal, veuillez utiliser le formulaire si dessous.
Les commandes doivent-être faites au plus tard jusqu'au 02 août 2018 par e-mail directement à events@kursaal-bern.ch.
Materiel Catering
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Envoi postale et service de messagerie
Le matériel peut être livré au plus tôt deux jours avant la manifestation. Le lieu d‘entreposage dans le Kursaal est très réduit. Les livraisons doivent être organisées en concertation avec le Kursaal.
Pour des livraisons par la poste, merci d’utiliser l'étiquette pour colis afin que les livraisons puissent être attribuées correctement.
Pour les livraisons en provenance de l’étranger, l’exposant doit s’occuper que tous les documents douaniers et de transport soient établis. Tous les frais de transport et de douane doivent être pris en charge par le mandant. Les livraisons contre remboursement ne sont pas acceptées.
Le Kursaal Berne n’assume aucune responsabilité pour les objets déposés. Pour la marchandise qui n’est pas retirée comme convenu, une taxe d’entreposage de CHF 200.00 par jour sera facturée.
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Construction de stand (indications techniques)
Veulliez considérer les informations détaillées concernant la construction des stands dans le manuel officiel du Kursaal Berne :
Manuel pour exposants
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Nettoyage et gestion de déchets
Le nettoyage des stands est du ressort des exposants. Le nettoyage de base des espaces et passages publics est compris dans le forfait du stand. En principe, l’élimination des déchets pendant le montage et le démontage incombe au personnel responsable de ces opérations.
En cas de quantité disproportionnée de matériel et de déchets à éliminer, un montant forfaitaire pour l’élimination des déchets de l’ordre de CHF 140.00 sera facturé à l’exposant. Lors du démontage, les déchets occasionnés doivent être rassemblés au stand.
L’exposant peut commander pour son stand un nettoyage séparé (époussetage, élimination des empreintes digitales sur les vitres, aspiration des tapis) : Frais à l’heure/personne CHF 55.00.
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Stockage
En raison de sa situation au centre-ville, le Kursaal Berne ne peut pas mettre à disposition un espace pour les emballages vides. Les emballages vides qui ne peuvent pas être entreposés sur la surface louée par l’exposant doivent être entreposés à l’extérieur du Kursaal Berne à la charge de l'exposant.
En alternative les emballages vides peuvent-être remit au partenaire des logistiques officiel Frey & Frey AG pour transport et stockage :
Frey & Frey AG
Uli Poltier
Weyermannsstrasse 34
3008 Bern
Tel: +41 31 387 13 13
E-Mail: info@freyfrey.ch
Web: www.freyfrey.ch
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Assurance
L’assurance pour les objets apportés au Kursaal est du ressort de l’exposant. Il est recommandé de conclure, pour la durée de l’exposition, une assurance contre le vol, les effractions et les autres dommages matériels (en y incluant le montage et le démontage).
La surface d’exposition au Forum du Kursaal Berne est ouverte au public. L’organisateur se charge de la surveillance qui s’impose pendant et en dehors des heures d’ouverture de l’exposition. A cette fin, il convient de mandater l’entreprise partenaire en matière de sécurité, laquelle est familiarisée avec les spécificités du Kursaal Berne.
Le Kursaal Berne n’assume aucune responsabilité pour les objets apportés. Les prétentions en dommages-intérêts de la part d’exposants pour des dommages corporels, matériels ou pécuniaires sont exclues. Aucune responsabilité ne sera par ailleurs assumée pour des prétentions en dommages-intérêts qui sont le fait d’exposants vis-à-vis de tiers. Il est recommandé de conclure à cet effet une assurance adéquate.
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